档 案 管 理
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档 案 管 理
作者:佚名    文章来源:本站原创    点击数:271    更新时间:2017/3/14

 

 

 

 

 

 

 

十、档 案 管理

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

立卷档案制度

1、文件材料的归档范围和保管期限应执行《文书档案保管期限表》。凡党支部、校行政、教导处、总务处、工会、共青团、少先队、幼儿园等部门的文件、资料、照片均属学校文书立卷归档范围。

2、档案的保管期限分为永久和定期。定期分为长期(十六年至五十年)和短期(十五年以下)。会议档案保管期限的种类也分为永久和定期。定期有暂存、十五年和二十五年。

3、凡在校各部门的文件每月归档一次。每季清理一次,分别归入分类橱内。分类橱列入若干条目。上级条目按发文单位、本校条目按内容专题。

4、归档的文件必须成套、系统、安全、完整、能准确反映本部门活动的真实情况和历史过程。归档必须与收文簿核对。记好归档号对号入座。便于平时利用和年终立卷。

5、文书档案每年暑假为上年度文件立卷时间。凡涉及到教学文件的按学年度归档。会计档案在当年整理立卷后由总务部门保存。

6、卷内文件要去掉金属物,对破损的文件材料应按裱糊技术要求托表,案卷应采用三孔一线的方法装订。

7、卷内文件应按排列顺序依次编写更号,成卷装订的案卷统一在有文字的每页材料正面的右上角。背面在左上角填上页号。

8、永久、长期和短期的案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,填写字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。

9、有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况可以说明,也应将立卷人、核查人的姓名和时间填上以示负责,各考表应置卷尾。

10、案卷封皮,应逐项按规定填写清楚,案卷提名要简明、确切地反映卷内文件材料内容,一般包括责任者,内容和名称等。体式一致,文字简练,使用简称应通俗易懂,并用毛笔和钢笔书写,字迹工整、清晰。

 

档案保管制度

1、为确保档案安全,实行库房、办公、阅览三分开。存放档案必须有专用柜、架、箱等装具,并做到排列有序,统一编号。不同规格、不同格式的档案装具应分开排列,尽量做到整齐划一。

2、存放照片、影集,应按编号顺序排列。

3、保存档案必须有专门库房,并具有良好的卫生环境和防盗、防火、防蛀、防潮、防高温,防尘等安全措施。

4、要定期对库藏档案的保管状况进行全面检查、清理核对工作做到帐物相符,对破损或载体变质的档案要及时进行修裱和复制。

5、档案应保持适宜的温湿度,相对温度4565%,管理人员要及时观察记录温湿度的变化,并采取措施及时进行调节。

6、库房实行专人保管,严禁无关人员进入库房。

7、库房内严禁烟火和存放与档案无关的物品。

8、凡需销毁失去保存价值的档案应登记造册,经分管领导批准后,由两个以上人员在指定地点销毁,并在销毁清册上签字。

9、档案人员调动工作时,必须在办理档案移交手续后方能离开岗位。

 

档案保密制度

1、严格执行《保密法》,增强保密意识,严守党和国家机密,确保机关档案绝对安全。

2、建立健全档案保密组织,做到“三落实”,即领导落实、组织落实、人员落实。

3、档案工作人员不准利用工作之便,擅自抄录、复制档案传递他人,不准与无关人员谈论档案私密。

4、借阅业务档案,一般在档案室进行,特殊情况经学校分管领导批准,方可借出,借阅时间不超过一周。

5、每隔一定时间,领导小组应对档案保密工作进行检查,及时发现问题并整改存在问题。

6、凡本校人员因工作需要经分管领导同意方可到档案室查阅,一般不查阅与本人工作无关、带保密内容的档案。

7、查阅档案必须办理登记手续,并在阅览室查阅。

 

档案利用制度

1、档案信息重点服务于本校教育教学各项工作。

2、档案利用方式有阅览服务、外借服务、制发复制件、制发档案证明、举办展览和咨询服务等多种形式。

3、根据需要编制有效的检索工具。

4、开展加工整理工作,编撰《大事记》、《全宗卷》、《专题资料汇编》等专题资料,主动地为领导和各部门服务。

5、查阅档案必须办理登记手续,并在阅览室查阅。确因工作需要外借的,需经领导同意。时间一般不超过十天,到期仍需要者可办续借手续。

6、外单位查阅档案,需凭单位介绍信,并经主管领导批准。

7、阅档人员必须爱护档案,不得损坏污秽,不准在档案上涂改,圈划、批注。不准剪裁及拆散档案,如有损坏档案行为,按情节轻重报有关部门进行处理。

8、凡需要摘录复制档案内容者,必须经档案管理人员审阅无误后,加盖印章方能生效。

9、档案人员应努力熟悉库藏档案内容。主动了解各项工作对利用档案的需要,积极做好利用工作。

10、做好效益记载和信息反馈工作,掌握档案利用规律。

 

档案的统计、鉴定和移交制度

1、档案管理基本情况统计,主要有档案管理人员数及素质状况、库房设备状况、档案保管情况等。

2、档案数量统计,主要有档案库存数、入库数、出库数及库藏结构等。

3、档案的统计应严格遵守上级的统计精神,平时做好登记工作,统计数据均以原始记录为依据,做到准确、科学。

4、档案统计应指定专人负责各项统计项目定期汇总,认真进行统计分析,按规定向上级保送统计报表。

5、本校档案的保管期限,按3.1.5条款执行,定期对档案进行鉴定。准确制定档案的存毁。

6、本校档案的鉴定工作,应在校长领导下,由档案室负责人,档案员和各条线有关人员共同组成的鉴定小组负责,每次鉴定要写出鉴定报告,对档案的鉴定情况应在保管单位备考表中注明意见,由鉴定小组负责人签名,并说明签定日期。

7、档案通过鉴定,要求达到确定保管期限准确。保管单位质量达到标准规律,鉴定中发现档案不准确、不完整,鉴定小组应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。

8、销毁档案必须慎重从事,销毁前要造具注册,由鉴定小组提出销毁申请,经领导批准,销毁时要严格执行保密规定,指派两个以上负责监销,监销人员在销毁清册上签名。

 

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